این مقاله دومین بخش از مجموعه مقالات “راه‌اندازی منابع انسانی در سازمان‌ها” است، مجموعه‌ای که قرار است به‌صورت گام‌به‌گام به شما کمک کند تا واحد منابع انسانی را از پایه و به شکل اصولی طراحی و اجرا کنید. در مقاله اول به این سؤال مهم پرداختیم که «راه اندازی منابع انسانی را از کجا باید آغاز کرد؟» و توضیح دادیم که منابع انسانی صرفاً یک واحد اداری برای ثبت حضور و غیاب یا پرداخت حقوق نیست بلکه باید به‌عنوان بازوی راهبردی سازمان دیده شود، بخشی که نقش حیاتی در رشد و بهره‌وری سازمان ایفا میکند. همچنین در مقاله قبلی گفتیم که راه‌اندازی منابع انسانی بدون نقشه راه و بدون نگاه سیستمی فقط منجر به آشفتگی بیشتر می‌شود. حالا در این مقاله وارد یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های شروع کار می‌شویم یعنی تحلیل وضعیت موجود و طراحی نقشه راه منابع انسانی. بسیاری از سازمان‌ها زمانی به فکر راه‌اندازی منابع انسانی می‌افتند که یا تعداد کارکنانشان افزایش پیدا کرده و مدیریت نیروها برایشان دشوار شده یا با بحران‌هایی مثل ریزش نیروهای کلیدی، نارضایتی کارکنان یا آشفتگی در پرداخت‌ها و فرآیندها مواجه شده‌اند. در چنین مواقعی مدیران به دنبال راه‌حلی سریع برای رفع مشکل می‌گردند و معمولاً اولین تصمیم این است که «یک واحد منابع انسانی ایجاد کنیم.» این تصمیم در ظاهر درست است اما اگر بدون تحلیل دقیق و شناخت واقعی از وضعیت موجود انجام شود در عمل می‌تواند به مشکلات بزرگ‌تری منجر شود. واقعیت این است که منابع انسانی را نمی‌توان مثل یک نرم‌افزار از قبل آماده نصب کرد. هر سازمان شرایط خاص خودش را دارد چه از نظر ساختار، چه فرهنگ، چه نوع کسب‌وکار و چه سطح آمادگی مدیران و کارکنان. بنابراین هرگونه اقدام در حوزه منابع انسانی به‌ویژه در مرحله راه‌اندازی باید با یک بررسی جامع از وضعیت فعلی آغاز شود. بدون این بررسی سازمان‌ها ممکن است منابع مالی، زمانی و انسانی خود را صرف راه‌اندازی فرآیندها و سیستم‌هایی کنند که متناسب با نیازهای واقعی‌شان نیست. یکی از اشتباهات رایج در سازمان‌های ایرانی این است که به محض تصمیم به راه‌اندازی واحد منابع انسانی شروع می‌کنند به کپی‌کردن ساختارها و فرآیندهای سازمان‌های بزرگ یا الگوهای غربی بدون اینکه بسنجند آیا این الگوها برای شرایط فعلی سازمان آن‌ها مفید است یا خیر. حتی برخی به سراغ خرید نرم‌افزارهای HR یا انجام ارزیابی‌های پیچیده می‌روند در حالی که هنوز مشخص نیست دقیقاً چه مشکلی قرار است حل شود و چه مسیری باید طی شود. در این مقاله به این سوال پاسخ می‌دهیم که چرا تحلیل وضعیت موجود اولین و مهم‌ترین گام در راه‌اندازی منابع انسانی است؟ و چطور می‌توان این تحلیل را به شکل اصولی انجام داد؟ همچنین توضیح می‌دهیم که پس از شناخت وضع موجود چگونه می‌توان یک نقشه راه منابع انسانی متناسب با ظرفیت‌ها و نیازهای سازمان طراحی کرد؛ نقشه‌ای که نه صرفاً روی کاغذ بماند بلکه قابل اجرا باشد و به حل مشکلات واقعی منجر شود. نگاه این مقاله کاملاً عملی و بومی است. قرار نیست صرفاً به مفاهیم کلی اکتفا کنیم یا وارد فضای تئوریک شویم. هدف این است که مدیران، رهبران سازمانی و حتی مدیران منابع انسانی تازه‌کار بدانند از کجا باید شروع کنند، به چه نکاتی دقت کنند و چگونه مسیر راه‌اندازی منابع انسانی را قدم به قدم و بدون هیجان‌زدگی طی کنند.
هیچ سازمانی در خلأ تصمیم نمی‌گیرد. تصمیم به راه‌اندازی منابع انسانی هم باید از دل شناخت وضعیت فعلی سازمان بیرون بیاید. برای این کار لازم است قبل از هر اقدامی به چند سؤال کلیدی پاسخ داده شود: «ما الان دقیقاً در چه وضعیتی هستیم؟ منابع انسانی موجود ما (چه رسمی و چه غیررسمی) چطور عمل میکند؟ چه مشکلاتی داریم و چه فرصت‌هایی پیش روست؟» تحلیل وضعیت موجود شبیه به عکس‌برداری از بدن یک بیمار قبل از تجویز درمان است. تا زمانی که به‌درستی ندانید سیستم منابع انسانی فعلی شما چگونه کار میکند (حتی اگر خیلی ابتدایی و ناقص باشد)، نمی‌توانید برای بهبود آن برنامه‌ریزی کنید. این کار تنها راه جلوگیری از اشتباهات پرهزینه در شروع کار است.
تحلیل وضعیت منابع انسانی صرفاً بررسی فرم‌های اداری یا تعداد کارکنان نیست بلکه باید یک نگاه جامع به سیستم سازمان داشته باشید. این کار از چند بعد اصلی قابل بررسی است که در ادامه توضیح می‌دهم:
۱. ساختار فعلی منابع انسانی
آیا در سازمان شما واحد منابع انسانی (حتی به شکل ابتدایی) وجود دارد؟ اگر بله چه کسی آن را اداره میکند و چه وظایفی انجام می‌دهد؟ در بسیاری از سازمان‌ها مسئول امور اداری را معادل منابع انسانی در نظر می‌گیرند. این در حالی است که منابع انسانی باید فراتر از کارهای اداری (مثل حقوق و بیمه و حضور و غیاب) عمل کند. شناخت دقیق از ساختار فعلی کمک میکند بدانید با چه ظرفیت و چه موانعی روبه‌رو هستید. آیا نیاز به جذب نیرو دارید؟ آیا می‌توانید از توانمندی افراد فعلی استفاده کنید و فقط باید نقش‌ها را بازتعریف کنید؟ این سؤال‌ها پایه شروع کار است.
۲. وضعیت فرآیندهای منابع انسانی
در سازمان شما چه فرآیندهایی برای جذب، نگهداشت، آموزش و توسعه کارکنان وجود دارد؟ آیا این فرآیندها مستند شده‌اند یا صرفاً به‌صورت شفاهی و سلیقه‌ای پیش می‌روند؟ مثلاً:
پاسخ به این سؤالات، تصویر روشنی از وضعیت فرآیندها به شما می‌دهد.
۳. وضعیت داده‌ها و اطلاعات منابع انسانی
آیا اطلاعات کارکنان به شکل منظم ثبت و نگهداری می‌شود؟ آیا سوابق عملکرد، سوابق آموزشی، تاریخچه قراردادها و ارتقاها ثبت شده است؟ بسیاری از سازمان‌ها حتی اطلاعات اولیه را هم به‌صورت منظم ندارند. اگر داده‌ها ثبت نشده باشد، برای تصمیم‌گیری در حوزه HR به مشکل می‌خورید.
۴. فرهنگ سازمانی و فضای روابط انسانی
شاید یکی از مهم‌ترین بخش‌های تحلیل وضعیت موجود، شناخت فضای روابط کاری در سازمان است. آیا کارکنان احساس امنیت شغلی دارند؟ آیا سازمان فضایی برای بازخورد دادن فراهم کرده است؟ تعارضات چگونه مدیریت می‌شوند؟ بدون شناخت فرهنگ موجود، نمی‌توان فرآیندهای منابع انسانی را پیاده‌سازی کرد چون فرهنگ، زمین بازی منابع انسانی است.
۵. چالش‌ها و مشکلات فعلی
در جلسات با مدیران و کارکنان سعی کنید بفهمید مهم‌ترین دغدغه‌های منابع انسانی چیست. ممکن است این مشکلات شامل موارد زیر باشد:
شناسایی مشکلات، به طراحی برنامه اجرایی کمک میکند. این بخش از تحلیل، باید با گوش دادن دقیق به صحبت‌های مدیران و کارکنان همراه باشد.
۶. بررسی وضعیت منابع و زیرساخت‌ها
برای راه‌اندازی منابع انسانی به چه منابعی نیاز دارید؟ مثلاً:
در این مرحله باید مشخص شود چه منابعی در اختیار دارید و برای راه‌اندازی اصولی چه چیزهایی کم دارید. تحلیل وضعیت موجود فقط یک کار تشریفاتی نیست بلکه شالوده تصمیم‌گیری برای مسیر بعدی است. سازمانی که خودش را خوب بشناسد می‌تواند مسیر مناسبش را طراحی کند. اگر از این مرحله عبور کنید و بدون تحلیل سراغ اجرا بروید ممکن است ماه‌ها یا حتی سال‌ها منابع خود را هدر بدهید.
بعد از شناخت دقیق وضعیت موجود نوبت به ترسیم مسیر آینده است یعنی طراحی نقشه راه منابع انسانی. تصور کنید قصد ساختن یک خانه را دارید. بعد از بررسی زمین و زیرساخت‌ها حالا باید نقشه معماری و اجرایی بکشید چه چیزی را در کجا بسازید، با چه مصالحی و در چه زمانی. راه‌اندازی منابع انسانی هم دقیقاً همین‌طور است. بدون نقشه راه، سازمان‌ها دچار اقدامات پراکنده می‌شوند: امروز نرم‌افزار جذب می‌خرند، فردا ارزیابی عملکرد راه می‌اندازند، پس‌فردا به فکر آموزش می‌افتند اما هیچ‌کدام از این اقدامات به هم وصل نیست و نتیجه هم‌بستگی لازم را ندارد.
نقشه راه منابع انسانی یعنی چه؟
نقشه راه منابع انسانی یک برنامه زمان‌بندی‌شده و مرحله‌به‌مرحله است که مشخص میکند:
این نقشه باعث می‌شود کارها از حالت پراکنده به پروژه‌ای هدفمند تبدیل شود و بتوانید مدیریت تغییر را به‌درستی انجام دهید.
ویژگی‌های یک نقشه راه خوب
۱. بر اساس ظرفیت سازمان باشد نه رویاپردازی
نقشه راه باید متناسب با اندازه، فرهنگ، بودجه و مدل کسب‌وکار سازمان طراحی شود. برای یک استارتاپ کوچک، نسخه منابع انسانی یک شرکت ۵۰۰۰ نفره قابل اجرا نیست.
۲. گام‌به‌گام و مرحله‌بندی شده باشد
نقشه راه باید اولویت‌بندی داشته باشد. نمی‌شود همه کارها را با هم انجام داد.
مثلاً:
۳. منعطف باشد
نقشه راه باید قابلیت بازنگری داشته باشد. منابع انسانی مثل یک پروژه ساختمانی نیست که فقط یک بار ساخته شود و تمام. ممکن است در حین اجرا نیاز به تغییراتی پیدا کنید.
۴. به مسائل استراتژیک سازمان پیوند بخورد
نقشه راه منابع انسانی نباید جدا از اهداف کلان سازمان باشد. باید بدانید شرکت شما به دنبال رشد است؟ تثبیت بازار؟ توسعه نوآوری؟ منابع انسانی باید این مسیر را پشتیبانی کند.
اجزای کلیدی نقشه راه منابع انسانی
در طراحی نقشه راه معمولاً به این اجزا توجه می‌کنیم:
۱. تعیین وضعیت فعلی
خروجی تحلیل وضعیت موجود را در این بخش می‌نویسیم:
الان در چه وضعیتی هستیم؟
۲. تعیین وضعیت مطلوب
تصویر ایده‌آل شما چیست؟ مثلاً:
۳. طراحی اقدامات اجرایی
برای رسیدن از وضعیت فعلی به مطلوب چه کارهایی باید انجام دهیم؟
۴. زمان‌بندی و فازبندی
باید مشخص شود که هر اقدام در چه زمانی انجام می‌شود.
مثلاً:
تحلیل وضعیت موجود و طراحی نقشه راه منابع انسانی برخلاف ظاهر ساده‌اش یکی از پیچیده‌ترین و البته حیاتی‌ترین مراحل در راه‌اندازی منابع انسانی است. بسیاری از سازمان‌ها تصور می‌کنند همین که یک ساختار منابع انسانی تعریف شود و فرم‌هایی برای جذب و ارزیابی تهیه گردد کافی است. اما تجربه می‌گوید دقیقاً در همین مرحله است که شکست‌ها رقم می‌خورند. در ادامه به مهم‌ترین اشتباهاتی می‌پردازیم که سازمان‌ها در مسیر تحلیل وضعیت موجود و طراحی نقشه راه HR مرتکب می‌شوند:
۱. نگاه سطحی و شتاب‌زده به تحلیل وضعیت
بعضی سازمان‌ها تحلیل وضعیت را با یک نظرسنجی ساده یا بررسی چند فرم موجود در منابع انسانی اشتباه می‌گیرند. آن‌ها تصور می‌کنند اگر بدانند چند نفر پرسنل دارند و یا اینکه چند مورد جذب و خروج انجام شده، تحلیل کفایت میکند و انجام شده است اما واقعیت چیز دیگری است، تحلیل واقعی یعنی:
۲. تقلید و کپی‌برداری از نقشه راه سازمان‌های دیگر
یکی از رایج‌ترین خطاها کپی‌کردن برنامه‌های منابع انسانی شرکت‌های بزرگ یا سازمان‌های مشهور است. مثلاً برخی مدیران می‌گویند: «دیجی‌کالا این کار را کرده پس ما هم انجام بدهیم!» یا «در فلان کنفرانس شنیدیم که شرکت گوگل این مدل را پیاده کرده، ما هم می‌خواهیم شبیه آن‌ها شویم.» مشکل کجاست؟
۳. نادیده گرفتن فرهنگ سازمانی و فضای واقعی
ممکن است در طراحی نقشه راه فقط به ساختار و فرایندها توجه شود و فرهنگ نادیده گرفته شود. مثلاً سازمانی که سال‌ها با مدیریت دستوری پیش رفته ناگهان تصمیم می‌گیرد مدل مشارکتی و تیم‌های خودگردان را پیاده کند بدون اینکه زمینه‌سازی فرهنگی انجام دهد. نتیجه چه می‌شود؟
تحلیل وضعیت منابع انسانی باید بررسی کند که فرهنگ فعلی سازمان تا چه اندازه با مسیر جدید هم‌راستا است.
در غیر این‌صورت نقشه راه به جای یک مسیر رشد به یک بحران جدید تبدیل می‌شود.
۴. عدم جلب مشارکت مدیران و ذی‌نفعان کلیدی
راه‌اندازی منابع انسانی فقط وظیفه واحد HR نیست. اگر مدیران سایر بخش‌ها (مالی، تولید، فروش، فناوری و…) در جلسات تحلیل و طراحی مشارکت نکنند، نقشه راه HR به یک سند تزئینی تبدیل می‌شود. چرا مشارکت مهم است؟
۵. نداشتن شاخص‌های سنجش و مسیر کنترل
یک اشتباه دیگر این است که نقشه راه طراحی می‌شود، ولی معیار مشخصی برای سنجش موفقیت تعیین نمی‌گردد.
مثلاً:
بدون این شاخص‌ها، نمی‌توانید بفهمید در مسیر درستی هستید یا نه. حتی بدتر ممکن است منابع و زمان را صرف پروژه‌هایی کنید که هیچ اثری در بهبود واقعی ندارند.
۶. تمرکز بیش از حد بر ابزارها و فراموش‌کردن فرایند
بعضی سازمان‌ها تمام تمرکز خود را روی خرید نرم‌افزار منابع انسانی یا تهیه فرم‌ها و آیین‌نامه‌ها می‌گذارند. در حالی‌که این‌ها صرفا یک ابزاراند و نه هدف. اگر فرایندها و زیرساخت‌ها تعریف نشده باشند حتی بهترین نرم‌افزار هم نمی‌تواند مشکل منابع انسانی را حل کند.
۷. نگاه کوتاه‌مدت به منابع انسانی
برخی مدیران می‌خواهند «سریع» منابع انسانی را راه‌اندازی کنند مثلاً در سه ماه همه‌چیز آماده باشد. در حالی‌که توسعه منابع انسانی یک فرایند تدریجی است و نیاز به صبر و تداوم دارد. عجله در اجرا منجر به راه‌اندازی سیستم‌های ناقص و ناپایدار می‌شود. تحلیل وضعیت و طراحی نقشه راه منابع انسانی پایه‌ی موفقیت یا شکست مسیر HR است. این مرحله را نمی‌توان سرسری گرفت. اشتباهات رایج در این مسیر می‌تواند سال‌ها سازمان را عقب بیندازد.
مثال‌ها و مطالعات موردی یکی از بهترین راه‌ها برای درک اهمیت تحلیل وضعیت موجود و طراحی نقشه راه منابع انسانی است، در همین راستا شرکت هواپیمایی Southwest در آمریکا یکی از موفق‌ترین نمونه‌های مدیریت منابع انسانی است. قبل از هر تغییری در HR این شرکت یک تحلیل دقیق از وضعیت موجود انجام داد:
بر این اساس استراتژی منابع انسانی را حول استخدام افرادی با روحیه مثبت و تیم‌محور تنظیم کرد و نه فقط مهارت‌های فنی و در نتیجه Southwest سال‌های پیاپی به‌عنوان یکی از بهترین کارفرمایان آمریکا انتخاب شد و سطح رضایت کارکنان و مشتریان همزمان رشد کرد.
این مثال‌ها مهم‌اند چرا که:
در این مقاله دیدیم که چرا تحلیل دقیق وضعیت منابع انسانی پیش‌نیاز موفقیت هر اقدام HR است. یک نقشه راه خوب، بدون شناخت دقیق شرایط سازمان، فرهنگ، نیازها و چالش‌ها به‌هیچ‌وجه کارساز نخواهد بود. تحلیل وضعیت باید عمیق، جامع و مشارکتی باشد و از اشتباهات رایجی مانند نگاه سطحی، کپی‌برداری از دیگران، نادیده گرفتن فرهنگ و عدم مشارکت ذی‌نفعان پرهیز کند. مطالعات موردی واقعی نشان داد که سازمان‌هایی که این تحلیل را جدی گرفته‌اند توانسته‌اند منابع انسانی را به سرمایه‌ای استراتژیک تبدیل کنند، در حالی‌که دیگران با شتابزدگی و بی‌توجهی به تحلیل، شکست‌های قابل توجهی تجربه کرده‌اند.
چک‌لیست اجرایی برای تحلیل وضعیت و طراحی نقشه راه منابع انسانی:
منابع مورد استناد:
من احسان خزانه داری هستم. کوچ حرفه‌ای و مدرس خودشناسی و توسعه فردی. به شما کمک میکنم که خودتان را بهتر بشناسید .
طراحی و توسعه توسط وبیشو
