همه میدانیم که امروزه رقابت سازمانی، نوسانات بازار و پیشرفت فناوری با شتابی بی‌سابقه همراه شده است و به همین سبب دیگر سرمایه‌های مالی و فیزیکی به‌تنهایی ضامن موفقیت سازمان‌ها و کسب‌وکارها نیستند و اینجاست که «منابع‌انسانی» یا به‌عبارتی دقیق‌تر سرمایه انسانی به مهم‌ترین دارایی هر سازمان تبدیل شده است. سازمان‌هایی که به جذب، توسعه و نگهداشت نیروهای انسانی خود توجه می‌کنند نه‌تنها در عملکرد داخلی موفق‌ترند بلکه در مسیر نوآوری، رضایت مشتری و پایداری کسب‌وکار نیز برتری دارند. با وجود این اهمیت حیاتی، بسیاری از سازمان‌ها در آغاز مسیر مدیریت منابع انسانی با چالش‌های جدی روبه‌رو هستند:
در چنین شرایطی سوال اصلی بسیاری از مدیران و کارآفرینان این است: «منابع انسانی را از کجا باید شروع کنیم؟» این مقاله نخستین گام از مجموعه‌ای کاربردی و علمی است که با هدف ارائه‌ی مسیر راه‌اندازی و توسعه‌ی منابع انسانی در سازمان‌ها طراحی شده است. این مسیر با تمرکز بر راه‌اندازی گام‌به‌گام منابع انسانی در سازمان‌های نوپا یا در حال گذار و بر اساس استاندارد بومی‌شده‌ی ISO 34000 طراحی شده است، استانداردی که سطوح بلوغ منابع انسانی را به‌خوبی مشخص میکند و مسیر پیشرفت را مرحله‌به‌مرحله ترسیم می‌نماید. در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ خواهیم داد:
شاید زمانی منابع انسانی را صرفاً بخشی اداری برای ثبت قراردادها، پرداخت حقوق یا رسیدگی به غیبت و مرخصی می‌دانستند اما امروزه نگاه به منابع انسانی دگرگون شده است. واحد منابع انسانی اکنون قلب تپنده سازمان‌هاست، بخشی که هم در رشد کسب‌وکار نقش دارد و هم در خلق فرهنگ، افزایش انگیزه و جذب و نگهداشت استعدادهای کلیدی تاثیر بسزا ایفا میکند.
۱. منابع انسانی چگونه بر موفقیت سازمان اثر می‌گذارد؟
مطالعات معتبر جهانی بارها نشان داده‌اند که سازمان‌هایی با منابع انسانی قوی، نسبت به رقبا عملکرد بالاتری در شاخص‌های کلیدی دارند و مدیریت منابع انسانی دیگر صرفاً پشتیبانی نیست بلکه شریک استراتژیک مدیرعامل در تصمیم‌گیری است. در بازار پر رقابت جهانی، سازمان‌ها با منابع انسانی قوی می‌توانند:
۲. منابع انسانی با نیروی کار صرف چه تفاوتی دارد؟
داشتن نیروی کار به‌تنهایی تضمین‌کننده موفقیت نیست. آنچه سازمان را متمایز میکند نحوه‌ی مدیریت این نیروهاست. سرمایه انسانی مفهومی است فراتر از «سطح پرسنلی» یعنی توانایی‌ها، دانش، انگیزه و خلاقیت انسان‌ها را باید دارایی راهبردی دانست. سازمانی که فقط نیرو جذب میکند، اما برای رشد و رضایت آن‌ها برنامه ندارد، در واقع هزینه میکند نه سرمایه‌گذاری. در مقابل سازمانی که مسیر رشد شغلی، یادگیری مستمر و رضایت کاری را فراهم میکند منابع انسانی‌اش به مزیت رقابتی تبدیل می‌شوند.
۳. نبود منابع انسانی چه آسیبی دارد؟
سازمان‌هایی که فاقد واحد منابع انسانی فعال و ساختارمند هستند معمولاً با چالش‌هایی جدی روبه‌رو می‌شوند از جمله:
در ادبیات مدیریتی تعریف دقیق و کاربردی از «منابع انسانی» نه تنها به درک درست این حوزه کمک میکند بلکه مسیر طراحی و استقرار آن را نیز هموار می‌سازد. برخلاف تصور عمومی منابع انسانی صرفاً مجموعه‌ای از فعالیت‌های اجرایی نیست بلکه یک حوزه استراتژیک است که هدف آن ایجاد هماهنگی بین اهداف سازمانی و توانمندی‌های انسانی است.
الف. تعریف منابع انسانی (Human Resources)
منابع انسانی به‌طور ساده به تمام فعالیت‌هایی گفته میشود که در راستای جذب، توسعه، نگهداشت، و ارتقاء سرمایه انسانی در سازمان انجام می‌شوند. این حوزه تلاش میکند بین نیازهای سازمان و نیازهای فردی کارکنان تعادل برقرار کند.
طبق تعریف کتاب Human Resource Management اثر گری دسلر:
«مدیریت منابع انسانی فرآیند جذب، آموزش، ارزیابی و پاداش‌دهی به کارکنان و نیز رسیدگی به روابط کاری، سلامت و ایمنی و عدالت در سازمان است.»
در استاندارد بین‌المللی ISO 30400 نیز آمده است:
«منابع انسانی عبارت است از رویکرد سیستماتیک برای هدایت افراد در یک سازمان با هدف خلق ارزش پایدار برای ذی‌نفعان.»
ب. وظایف کلان منابع انسانی
اگر بخواهیم نگاه کل‌نگر به HR داشته باشیم، وظایف اصلی این واحد را می‌توان به ۷ دسته تقسیم کرد:
۱. برنامه‌ریزی منابع انسانی
۲. جذب و استخدام نیرو
۳. آموزش کارکنان
۴. مدیریت عملکرد و جبران خدمت
۵. نگهداشت منابع انسانی
۶. فرهنگ سازمانی و ارزش‌ها
۷. رهبری و مشارکت استراتژیک
نداشتن واحد منابع انسانی، یا ناکارآمد بودن این واحد، صرفاً یک خلأ اجرایی نیست بلکه می‌تواند ریشه بسیاری از بحران‌های سازمانی باشد. در بسیاری از کسب‌وکارهای ایرانی و به‌ویژه شرکت‌های در حال رشد یا سازمان‌های نوپا این چالش‌ها به شکل‌های زیر بروز می‌یابند:
۱. استخدام‌های اشتباه و پرهزینه
بدون فرآیند حرفه‌ای جذب، سازمان‌ها معمولاً براساس حدس، رابطه یا تصمیمات عجولانه اقدام به استخدام می‌کنند. این موضوع منجر به:
۲. نبود شفافیت در نقش‌ها و وظایف
در سازمان‌هایی که شرح شغل تدوین نشده است یا ساختار سازمانی آن مشخص نیست، افراد دچار سردرگمی و تداخل وظایف می‌شوند. این موضوع نه‌تنها باعث کاهش بهره‌وری میشود بلکه فضای سازمان را نیز پرتنش میکند.
۳. بی‌عدالتی در حقوق و مزایا
وقتی نظام جبران خدمات طراحی نشده باشد تفاوت‌های ناعادلانه در حقوق یا پاداش، نارضایتی شدید، شایعه‌سازی و افت انگیزه را به‌دنبال دارد. طبق گزارش Deloitte (2022): «عدالت در پرداخت و شفافیت مزایا، دومین عامل مؤثر در ماندگاری کارکنان پس از فرصت رشد شغلی است.»
۴. ترک خدمت کارکنان کلیدی
نبود مسیر رشد، بازخورد حرفه‌ای یا انگیزش درونی، به‌ویژه در نسل جوان باعث خروج نیروهای مستعد میشود. این موضوع سازمان را در چرخه فرسایشی جذب و ترک خدمت می‌اندازد و برند کارفرمایی را تضعیف میکند.
۵. نبود فرهنگ سازمانی مشترک
اگر ارزش‌ها و انتظارات کاری تعریف نشود، افراد با سلایق و نگرش‌های متضاد عمل می‌کنند. این عدم انسجام فرهنگی در بلندمدت به عدم چسبندگی تیم‌ها و پایین‌آمدن عملکرد منجر میشود.
بسیاری از مدیران، به‌ویژه در شرکت‌های کوچک و متوسط، با این سؤال مواجه‌اند: «اگر تاکنون واحد منابع انسانی نداشته‌ایم، یا اگر منابع انسانی ما فقط کارهای اداری انجام داده، از کجا باید بازسازی یا راه‌اندازی را شروع کنیم؟» واقعیت این است که منابع انسانی یک شبه ساخته نمی‌شود، اما درست شروع کردن آن می‌تواند از بروز بسیاری از خطاهای رایج جلوگیری کند. این آغاز نیازمند بینش کل‌نگر و اقدامات پایه‌ای اما هدفمند است.
۱. نگاه سیستمی به منابع انسانی
گام اول تغییر نگرش است. منابع انسانی نباید فقط به چشم بخشی برای کنترل یا پیگیری امور پرسنلی دیده شود. این واحد باید به‌عنوان یک سیستم منسجم دیده شود که شامل:
۲. ارزیابی وضعیت موجود سازمان
قبل از هر اقدامی باید بدانید در کجای مسیر ایستاده‌اید. سؤالات کلیدی در این مرحله:
ابزارها و روش‌ها: که شامل مصاحبه‌های ساختاریافته با مدیران و کارکنان، تحلیل اسناد و رویه‌های جاری، مشاهده مستقیم رفتار سازمانی، استفاده از ابزارهای تشخیصی مانند مدل بلوغ منابع انسانی یا چک‌لیست‌های ارزیابی منابع انسانی میشود.
۳. تدوین نقشه راه گام‌به‌گام
پس از تحلیل وضعیت نوبت به طراحی یک نقشه راه واقع‌گرایانه است. این نقشه راه باید:
در مقالات بعدی، ما این مسیر را مرحله‌به‌مرحله براساس نیاز سازمان‌های در حال راه‌اندازی HR ترسیم خواهیم کرد.
اغلب مدیران سازمان‌ها به‌ویژه در شرکت‌های در حال رشد یا سازمان‌هایی که به‌تازگی احساس نیاز به منابع انسانی کرده‌اند با نیت و انگیزه درست، تصمیم به راه‌اندازی واحد منابع انسانی می‌گیرند. اما در عمل این مسیر با خطاهای رایج و تکرارشونده‌ای همراه میشود که نه‌تنها باعث توقف رشد HR بلکه باعث بی‌اعتمادی به این واحد در کل سازمان میشود. در این بخش به مهم‌ترین اشتباهاتی می‌پردازیم که لازم است در گام اول از آن‌ها پرهیز شود:
۱. نگاه صرفاً اداری و اجرایی به منابع انسانی
در بسیاری از سازمان‌ها HR فقط به‌عنوان «امور پرسنلی» دیده میشود، واحدی که باید ساعت ورود و خروج را ثبت کند، قرارداد بنویسد یا لیست بیمه رد کند! این در حالی است که نقش اصلی منابع انسانی توسعه سرمایه انسانی و طراحی ساختارهای رشد است. این نگاه سطحی باعث میشود HR به جای رشد فقط درگیر کارهای تکراری و خنثی شود.
۲. واگذاری منابع انسانی به افراد غیرمتخصص
یکی از پرتکرارترین خطاها سپردن مسئولیت منابع انسانی به افراد فاقد دانش در این حوزه است مثلاً:
درصورتیکه منابع انسانی یک تخصص میان‌رشته‌ای است؛ تلفیقی از روان‌شناسی سازمانی، مدیریت رفتار، حقوق کار، استراتژی است. بدون آشنایی با این پایه‌ها HR بیشتر به یک واحد دفتری تبدیل میشود تا یک بازوی تحول‌ساز.
۳. اجرای جذب نیرو بدون تحلیل مشاغل
در بسیاری از سازمان‌ها فرایند استخدام بدون داشتن شرح شغل، بدون گریدینگ مشخص و بدون شناسایی دقیق نیاز انجام میشود. و طبیعتا نتیجه آن استخدام‌های اشتباه، نارضایتی شغلی، خروج زودهنگام نیروها و اتلاف منابع خواهد بود. حتی ساده‌ترین استخدام‌ها هم باید بر پایه‌ی تحلیل نیاز واقعی، شرح شغل و شایستگی‌های موردنیاز انجام شود.
۴. خرید سامانه‌های منابع انسانی قبل از تعریف فرآیندها
بسیاری از سازمان‌ها به امید «اتوماتیک‌سازی منابع انسانی» اقدام به خرید نرم‌افزارهای منابع انسانی می‌کنند، درحالی‌که:
و نتیجه این میشود که سامانه به حال خود رها میشود یا به ابزاری ناقص و بلااستفاده تبدیل میشود که خود دافعه‌ای برای ادامه مسیر منابع انسانی می‌سازد.
۵. تقلید کورکورانه از سایر سازمان‌ها
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که می‌توانند با کپی‌کردن فرم‌ها، چارت‌ها یا فرآیندهای منابع انسانی از شرکت‌های دیگر، واحد HR خود را راه‌اندازی کنند. اما غافل از این‌که: منابع انسانی عمیقاً وابسته به فرهنگ، استراتژی، اندازه و اهداف سازمانی خاص هر شرکت است. کپی‌برداری بدون درک بافت سازمانی، مثل استفاده از نقشه یک شهر دیگر برای طراحی خیابان‌های شهر خودتان است!
اگر تا چند سال پیش داشتن یک واحد منابع انسانی حرفه‌ای بیشتر یک مزیت رقابتی تلقی می‌شد، امروز دیگر یک ضرورت بقا برای سازمان‌هاست. شرایط محیطی، تحولات بازار کار و تغییر نسل کارکنان باعث شده که سازمان‌هایی که هنوز HR ساختارمند ندارند با تهدیدهای جدی مواجه شوند. در ادامه به دلایلی اشاره می‌کنیم که چرا امروز بهترین زمان برای اقدام در مسیر راه‌اندازی منابع انسانی است:
۱. تغییر انتظارات نسل جدید کارکنان
نسل‌های جدید (به‌ویژه نسل Z دیگر به‌دنبال صرفاً «حقوق» یا «امنیت شغلی» نیستند. بلکه به دنبال موارد زیر هستند:
اگر منابع انسانی نتواند این فضا را طراحی و هدایت کند، سازمان به‌سرعت در رقابت جذب و نگهداشت استعدادها شکست خواهد خورد. طبق گزارش Gallup، فقط ۲۹٪ از کارکنان نسل Z در سراسر دنیا احساس می‌کنند که «به رشد شغلی در سازمان‌شان اعتماد دارند». این آمار برای کشورهایی با منابع انسانی ضعیف، کمتر نیز هست.
۲. افزایش نرخ خروج نیروی کار در شرکت‌های بدون HR
تحقیقات نشان داده که سازمان‌هایی که فاقد ساختار منابع انسانی حرفه‌ای هستند، به‌طور متوسط:
یعنی در نبود HR سازمان نه‌تنها در حفظ سرمایه انسانی خود ناتوان است بلکه هزینه‌های پنهان زیادی را نیز متحمل میشود.
۳. رشد سازمان‌ها بدون منابع انسانی ناپایدار است
ممکن است سازمانی بدون HR رشد عددی و فیزیکی داشته باشد اما در نبود سیاست‌های منابع انسانی:
۴. فشارهای بیرونی برای شفافیت، مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی
سازمان‌ها بیش از گذشته در معرض ارزیابی هستند:
داشتن ساختار منابع انسانی بخشی از پاسخ سازمان به این فشارهاست و فقدان آن می‌تواند ریسک‌های حقوقی، برندینگ و حتی امنیت سازمانی ایجاد کند.
۵. فرصت‌های تازه برای طراحی از صفر
برای بسیاری از سازمان‌هایی که هنوز HR ندارند این نه یک ضعف بلکه یک فرصت طلایی است: شما می‌توانید منابع انسانی را به شکلی دقیق، بومی‌سازی‌شده و حرفه‌ای از پایه طراحی کنید بدون نیاز به اصلاح ساختارهای غلط گذشته. این انعطاف فرصتی است که سازمان‌های بزرگ‌تر از آن محروم‌اند و باید با زحمت زیاد، خطاهای گذشته خود را اصلاح کنند.
راه‌اندازی منابع انسانی در سازمان مانند هر تحول بزرگ دیگری نیازمند هدایت، دانش تخصصی و همراهی حرفه‌ای است. در این مسیر نقش راهبر منابع انسانی و کوچ سازمانی بسیار کلیدی و تعیین‌کننده است.
۱. کوچ سازمانی: راهنمایی برای کشف نیازهای واقعی
کوچ سازمانی با ایجاد فضایی امن و پرسشگری هدفمند به مدیران و تیم منابع انسانی کمک میکند تا:
۲. راهبر منابع انسانی: تسهیل‌گر و مدیر تحول
راهبر منابع انسانی علاوه بر دانش تخصصی باید توانایی مدیریت تغییر را داشته باشد تا:
۳. تفاوت با برون‌سپاری صرف
در مقابل خدمات صرف برون‌سپاری، کوچ و راهبری منابع انسانی به سازمان کمک میکند تا:
این مقاله تلاش کرد تا نشان دهد چرا منابع انسانی برای سازمان‌های امروز دیگر یک انتخاب نیست بلکه یک ضرورت حیاتی است و شروع مسیر راه‌اندازی آن نیازمند نگاه علمی، استراتژیک و مرحله‌ای است. اگر امروز منابع انسانی را راه‌اندازی نکنید فردا باید زمان و انرژی بیشتری برای اصلاح بحران‌هایی بگذارید که امروز می‌توانید با طراحی صحیح از آن‌ها پیش‌گیری کنید. با این منطق مجموعه مقالات «راه‌اندازی منابع انسانی» می‌کوشد دقیقاً همین مسیر را گام‌به‌گام و علمی با شما پیش ببرد.
چک‌لیست اولیه برای شروع راه‌اندازی منابع انسانی:
من احسان خزانه داری هستم. کوچ حرفه‌ای و مدرس خودشناسی و توسعه فردی. به شما کمک میکنم که خودتان را بهتر بشناسید .
طراحی و توسعه توسط وبیشو
